はじめての労務管理：労働時間の「実態把握」と36協定運用のつなぎ方

本日は、これまで整理してきた「36協定の基本」「36協定締結状況の社内チェック」「過半数代表者の選出手続き」といった“枠組み”の話から一歩進んで、日々の労働時間管理と36協定の運用をどのようにつなげていくか、という視点で整理してみたいと思います。

前回までにご確認いただいたとおり、36協定は、法定労働時間（1日8時間・週40時間）や法定休日を超えて働かせるための「前提条件」に過ぎません。

協定書の体裁が整っていても、実際の所定外労働・法定外労働・法定休日労働の時間数が、協定で定めた上限や法定の上限規制（月45時間・年360時間、特別条項付きでも年720時間、単月100時間未満、複数月平均80時間以内等）を超えていれば、その時点で法令違反となり得ます。

このとき重要になるのが、「労働時間の実態をどれだけ正確に把握できているか」です。

労働時間とは、就業規則や雇用契約上の書きぶりではなく、「使用者の指揮命令下にある時間」「使用者の明示・黙示の指示により業務に従事している時間」を指し、実際に働いた時間を一方的に「残業時間とは認めない」と扱うことはできません。

したがって、所定外労働や法定外労働、法定休日労働、深夜労働がどの程度発生しているのかを把握するには、タイムカード、ICカード、PCログ等の客観的記録と、業務実態の確認を組み合わせて、記録と現場の働き方のギャップを定期的に点検していくことが欠かせません。

36協定の届出内容との関係では、まず「1日・1か月・1年あたりの法定外労働の上限」「法定休日労働の日数」について、協定で定めた範囲内に実績がおさまっているかを確認する必要があります。

ここで注意したいのは、週40時間を超える法定外労働と、法定休日労働は別に集計する必要があることです。

法定休日労働は時間外労働ではありませんので、週40時間超の法定外労働を把握する際には、法定休日分を合算せず、別枠で管理することが求められます。

また、特別条項付きの36協定を締結している場合には、「法定外労働の年間720時間以内」「法定外労働＋法定休日労働の合計が各月100時間未満」「同合計が2〜6か月平均で月80時間以内」「月45時間超は年6か月以内」といった複数の上限を、個々の労働者ごとに通算して管理する必要があります。

様式上のチェックボックス（1か月100時間未満・複数月平均80時間以内）は、協定内容がそれを下回っていても必ずチェックが必要であり、漏れがあると協定自体が無効と扱われかねませんので、届出時だけでなく更新の都度、改めて確認しておくことが重要です。

実務の運用としては、月次で「所定外労働」「法定外労働」「法定休日労働」「深夜労働」を区分して集計し、そのうえで36協定の一般条項・特別条項の範囲、ならびに法定上限を超えていないかを確認する流れが一つの目安になります。

協定で定めた上限や法定上限を超えてしまった場合には、個別の従業員に対して健康影響が出ていないかを確認するとともに、翌月以降の業務配分や人員配置、場合によっては特別条項の内容や健康確保措置の見直しを検討することが、リスク管理上は不可欠です。

最後に、こうした労働時間の実態把握と36協定運用は、過半数代表者（従業員代表）とのコミュニケーションとも密接に関わります。

従業員代表は、会社の一方的指名ではなく、管理監督者以外の労働者の中から、36協定等を締結する代表であることを明示したうえで、投票や挙手等の民主的な手続により選出されている必要があります。

そのうえで、協定更新や特別条項の適用が必要な局面では、単に上限時間だけでなく、実際の労働時間データや現場の負荷状況を共有しながら協議することで、「紙の協定」と「現場の働かせ方」のギャップを小さくしていくことが、結果として会社にとってのリスクを減らすことにつながります。